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L'association

CR 29.08.2009

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https://www.asso.fanabriques.fr/association.php?id=102f0bb6efb3a6128a3c750dd16729be
L’équipe des bénévoles ayant œuvré lors de Fana’briques 2009 s’est donnée rendez-vous le 29 Août au Restaurant du Rosenmeer à Rosheim pour faire un débriefing de l’expo.

Merci à Guy pour la rédaction de cet article.

Après un petit apéritif, les 40 personnes présentes se sont installées sur la terrasse.



Après le mot de bienvenue, Thierry passe la parole au trésorier :
Marc S. :
Avec + de 3700 entrées, l’édition 2009 a été un succès pour l’organisation, les différents points de ventes ont eux aussi contribué à faire gonfler les chiffres des recettes, le bénéfice dégagé lors de cette manifestation va permettre à l’association d’organiser des ateliers ludiques pour les enfants, se déplacer plus facilement sur d’autres expositions et acquérir du matériel pour les prochaines expositions.

Par rapport à la caisse, je souhaiterais un peu plus de monde lors du comptage le soir car avec le succès de cette année nous avons passé 3 heures à deux pour compter

Isabelle (caissière en chef) : bonne gestion des caisses cette année, bonne répartition des tâches par rapport à l’an passé. Le passage du public en caisse a été fluide.



Eliane et Manu : Cuisine – organisation générale, aide, agencement, menus, etc.

Bien dans l’ensemble, mis à part le manque de tables, une bonne gestion du nombre de repas pour ne pas avoir trop de reste à la fin du we, merci à certains exposants allemands qui ont donné un grand coup de main dans la préparation;



Daniel : Différents concours, accueil des exposants, organisation, aide
- panneaux explicatifs, sur grilles caddie
- nécessité d’une sono à l’extérieur,

Il faudra revoir l’an prochain cette partie afin de répartir les tâches de ce poste pour pouvoir s’occuper correctement de l’accueil des exposants, de la mise en place des différents concours. Pour la disposition dans le chapiteau, il nous a manqué du temps pour la préparation et installation du terrain de basket, l’orage est en partie responsable mais le manque en moyen humain y a joué aussi.

Nous avons eu dimanche matin pour le concours enfants 90 inscrits, il est difficile de les prendre en charge lorsqu’ils arrivent en masse, leurs modèles prennent énormément de place sur les tables qui ont manqué en nombre ce we ; l’emplacement de ces modèles est -il bien choisi à l’entrée de l’expo, oui, car cela permet aux participants de déposer directement leur affaires sans avoir à traverser tout le site.

Une idée serait de mettre des ballons gonflés (numérotés) à l’hélium au dessus des stands où il y a des animations afin que le public ait tout de suite en entrant dans la salle un aperçu de tout ; distribuer le programme des animations à l’entrée et même le mettre sur le site Fanabriques dès que possible ;

Toutes les animations et concours dans la salle ont connu un grand succès, le dimanche à 15 heures les 1000 questionnaires du jeu du détective étaient distribués.
Chaque intervenant est libre de l’organisation de son stand et certain l’était mieux que d’autres pour leur gestion, malgré un afflux important de personnes, d’autres ont regretté le manque d’apport en personnes de l’association pour leur donner un coup de main, il faudra donc qu’ils précisent lors de leur inscription s’il leur faut des personnes en plus ou pas pour leur stand.

Le quizz du samedi soir a été très apprécié par les exposants, en règle générale la soirée tarte flambée connait son franc succès chaque année ;



Benoit et Denis à la communication :
Coup de chapeau de Thierry. Il s’est occupé les trois éditions précédentes de la com et se rend compte de la complexité de la chose. Cette année, un gros effort était fait sur ce point, avec des personnes très motivées.

Badges exposants : in extremis des badges en couleur ont été réalisé, des devis peuvent être fait mais on est toujours mieux servi par soi même.
Balisage, très remarqué à Rosheim ce we, l’accès à l’expo a été facilité par ces personnages LEGO tout en couleurs, 3 ont même disparu,

- badges des exposants, bien, pro
- affichage 4 x 3 bénéfique, voir pour extension sur le centre alsace
- parking : solutions à trouver si l’on veut accueillir encore plus de monde,

Envisager de faire le balisage sur le parking afin que les voitures soient un peu plus disciplinées et il est évident qu’il manquait des personnes pour la gestion de ce poste.
Pourquoi ce parking ressemble-il depuis nos deux précédentes éditions à un terrain vague, un sérieux travail de terrassement serait nécessaire, est-il prévu par la commune ??
Envisager une société de gardiennage pour le parking et la salle car la personne désignée pour le soir était toute seule.

Il est envisagé pour l’an prochain de fermer la route du côté de la salle et de chercher d’autres solutions de parking car avec + de 3000 visiteurs les voitures seront nombreuses. Si d’autres parkings un peu éloignés de la salle sont sollicités, il faudra envisager une navette avec des bus !!

Les visiteurs ont surtout entendu les annonces pour l’expo à la radio et vu dans les journaux, les panneaux d’affichages ont aussi été remarqués et vers le 15 juillet celui du supermarché de Geispolsheim y était encore.
Présence de France 3 avec reportage diffusé le samedi soir :
France 3 loupé cette année, voir pour la prochaine fois, pb de ciblage de la bonne personne, pour le passage d’une équipe le samedi après-midi, un comité se réunit tous les jeudis et décide au dernier moment de ce qu’il vont filmer, tandis que le passage sur les estivales c’est une autre équipe qui s’en occupe, et il faut s’inscrire de bonne heure par téléphone ou mail, mais ces gens ne répondent pas forcément très rapidement aux mails. On ne peut que visionner les estivals sur le site de FR3 et non s’inscrire

Présence de la SIG
N’a pas fonctionné, ils étaient invités mais à la vue de leurs résultats en 2009 les joueurs ont pris leur congé d’été beaucoup plus tôt !!

Guy : espace assoc
- trouver un autre lieu pour l’espace,
- orientation du public par des panneaux (style routier)

Avec un peu plus de temps pour la préparation, et un inventaire détaillé des articles qui y seront disponibles nous pourrons faire qq chose de plus attractif. Nous avons distribué nombre de fiches d’inscription, surtout pour les minifigs.

Côté présentation, il nous a manqué cruellement des tables afin de pouvoir ranger correctement notre matériel.

Le stand de l’association aurait sa place aussi dans la salle au même titre que Freelug et LEGO, même si effectivement à cet endroit je n’ai pas du tout souffert de la chaleur.
Comme je l’avais déjà énoncé, des personnes sont passées à côté sans même s’arrêter.

Pourquoi, ??
Peut-être qu’ils avaient passé déjà beaucoup de temps dans la salle et étaient pressés de partir ou de se diriger vers la buvette ou le magasin qui était plus attractif que le stand.

Pour l’orientation du public vers les différentes animations, il faudrait prévoir effectivement un peu plus d’affichage. Nous devrons nous munir de panneaux de grandes dimensions et possibilité de les accrocher par le haut ( voir disposition de la salle ) afin que les gens puissent les voir dès leur entrée dans l’espace de l’expo et dans la salle.

Pascal (absent) : buvette, tarte flambée,
- manque de nourriture à la buvette - prévoir l’an prochain + de garnitures
- contacter des prestataires pour assurer un service de pizza, éventuellement.
Denis peut aussi contacter un prestaire qui cuit des bretzels sur place.
- camion frigo à côté de la buvette,

Idée de faire le samedi en nocturne avec la présence d’un groupe de musique, mais cela empêcherait la soirée exposant auxquelles tient Thierry, cette soirée est très apprécié par les exposants.

Thierry : espace vente,
Le magasin a été pris d’assaut tout au long du we, les souvenirs anciens ou nouveaux ont toujours leur place dans une manifestation.
Faut-il maintenir la vente spéciale d’un set avec un prix spécial, il en reste encore aujourd’hui
- trouver un partenariat plus équilibré (le magasin détacherait un vendeur et tiendrait son magasin)
- accueil de vendeurs professionnels (occasion et neuf)
- responsabilité de l’espace vente face à des ventes d’exposants incomplets.

Accueil du public :
- impression d’un plan de la salle avec indication des différentes activités ?
- indication du prix d’entrée sur nos documents com,
- prise en charge des impressions par un imprimeur ? Il est envisager de passer par un imprimeur pour la prochaine édition, mais attention aux délais et aux documents demandés, de ne pas venir en plusieurs fois avec des petites quantités.
- secours : prévoir croix rouge ?

Une personne a fait un malaise lors de l’expo, elle va bien aujourd’hui, mais nous devons effectivement envisager la présence de la croix rouge qui serait indispensable pour la manifestation.

Les visiteurs ont toujours un grand intérêt pour la Bugatti malgré sa présence depuis 3 ans, et cette année aussi, pour les basketteurs, il paraît évident que les grosses constructions attirent les gens, et pour ne pas tomber dans un relâchement et assurer une pérennité de l’expo il faut renouveler les articles exposés et surtout les gros volumes.

La piscine à Duplo a été pour les plus jeunes très attractive, et en plus sa présence au début dans la salle à été bien vue,

- Déco du chapiteau : à travailler.


Ca cogite pour l'expo 2010


Organisation générale :
- des tables, des tables et encore des tables,
- démarrer plutôt l’organisation (Janvier)
- t-shirt des organisateurs ?
- surveillance de la salle,

Un grand ensemble de remarques ont été évoquées lors d’échanges de mails, des impressions à chaud post-expo entre les différents intervenants et organisateurs.
Ce compte rendu, reprend un condensé de ces échanges et les remarques lors de la soirée resto du 29 08 2009.

Calendrier à venir :
12-09-2009 Atelier Enfants Thème : CITY
25-09-2009 Participation de Fanabriques à Skaerbaek (Danemark)
10-10-2009 Sortie au LEGOLAND de GUNZBURG ( Allemagne )
25-10-2009 Exposition à NEUNBURG ( Allemagne )
13-11-2009 Soirée Restau Adultes
12-12-2009 Atelier enfants Thème : Noël
30-01-2010 Expo Festibriques
27 et 28 juin 2010 : FANA’BRIQUES 2010

Fin du débriefing à 19H30.
Un repas s’en est suivi jusque tard dans la nuit.....


L'équipe de choc : manque MARC K.

Invité

il ne sera pas diffusée et sert uniquement pour le modérateur)