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L'association

CR 11.03.2022

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https://www.asso.fanabriques.fr/association.php?id=aec851e565646f6835e915293381e20a

Date Réunion : 11/03/2022 -Début Réunion : 20h03
Cette réunion s’est tenue en visioconférence.

Présents membres direction : Stéphane L, Benoît K, Robert M, Mélanie L, Stephane D (arrivée à 20h15), Guy S, Michael F, Stephane K, Yann W
Membres direction absents : Marc K
Présents membres actifs : Thierry M, Christophe S, Marc A (départ 23h02), Serge B (arrivée à 20h05)
Présents autres membres : Fabrice R

Prochaine réunion :
Date : 13/04/22 - Public : Tous
Lieu : Visioconférence
Heure : 20H00
Invitation Teams : Stéphane D

Sujet N°1 : Validation du CR dernière réunion :

Vote : 8 POUR

Sujet N°2 : Election du bureau :

Nous devons élire les membres du bureau : Président, Vice-Président, Trésorier, Trésorier-adjoint, Secrétaire, Secrétaire-adjoint, Assesseurs.
Nous utilisons le même outil de vote que celui utilisé lors de l’Assemblée Générale.          

  • Président(e) : Candidat : Stephane D

Vote : 9 POUR sur les 9 votes
Stephane D est élu Président.

  • Vice-président : Candidat : Benoît K

Vote : 8 POUR sur les 9 votes
Benoît K est élu Vice-Président.

  • Trésorier : Candidate : Mélanie L

Vote : 9 POUR sur les 9 votes
Mélanie L est élue Trésorière.

  • Trésorier-adjoint : Candidat : Stephane K

Vote : 9 POUR sur les 9 votes
Stephane K est élu Trésorier adjoint.

  • Secrétaire : Candidat : Stephane L

Vote : 8 POUR sur les 9 votes
Stephane L est élu Secrétaire.

  • Secrétaire adjoint : Candidat : Guy S

Vote : 9 POUR sur les 9 votes
Guy S est élu Secrétaire adjoint.

  • Assesseurs : Michael F, Marc K, Robert M et Yann W

Sujet N°3 : Statut de membre actif :

Conformément à nos statuts à chaque Assemblée Générale les membres actifs doivent renouveler leur engagement.
Les 23 membres actifs ont renouvelé leur engagement lors de l’Assemblée Générale du 26 février 2022.

Sujet N°4 : Planning de Mars :

Thierry M nous informe qu’à ce jour nous sommes repassés au-dessus des 600 membres.

  • Atelier enfants : les inscriptions sur mars et avril sont ouvertes.
    Nous avons quelques demandes pour l’organisation de ces ateliers. Il y a un nouveau lieu pour ces ateliers qui se situe dans les Vosges et la première date a été un succès. Il y a également un atelier qui va ouvrir à Barr avec une date déjà programmée sur Mars (la formule est très légèrement différente des autres, à suivre sur le site internet). Un autre atelier dans les environs de Colmar est en discussion.
  • Antenne locale de l’association : Stephane D a RDV avec la mairie de Colmar pour en échanger avec eux (locaux, activités, …) courant mars (date reste à confirmer)
  • 24 mars 2022 : réunion des ambassadeurs Lego organisée par Lego France. Robert M y participera et nous fera un retour lors de la prochaine réunion de Direction.

Sujet N°5 : Point comptabilité mensuelle :

Mélanie L présente les chiffres du mois : la trésorerie nette au jour de la présente réunion a  moins baissé par rapport au mois précédent.        

Sujet N°6 : Exposition Point d’orgue :

Le montage de l’exposition temporaire aura lieu le 19 mars 2022 avec une  journée famille le 20 mars. L’inauguration se tiendra le 8/04 à 18h00.
Nous avions organisé un concours pour la conception d’un orgue en Lego et nous devons départager les troisièmes ex-aequo du concours : nous procédons donc à un tirage au sort entre Arthur B et Béatrice B.
Le sort désigne Arthur B

Le Point d’orgue a validé le fait de fabriquer une boite spécifique inspirée de l’œuvre d'un des participants à ce concours et en veut 150 exemplaires pour leur propre magasin.

Nous devons décider de combien de boîtes Fanabriques veut en fabriquer pour les proposer à nos membres, après un tour de table parmi tous les membres présents nous retenons le nombre de 50 exemplaires pour Fanabriques.
Nous faisons un point technique sur la réalisation de la notice et de la boîte. Benoît K regarde pour réaliser la notice et la boite.
Nous échangeons sur le prix que l’on peut proposer mais il faut que nous restions cohérent avec le prix qui sera proposé par le Point d’orgue.

Sujet N°7 : Fana’Kids 2022 :

  • Pour rappel l’exposition est prévue le 2 et 3 avril 2022
  • L’horizon s’est éclairci car nous envisageons l’exposition sans passe sanitaire et sans masque
  • Thierry M nous projette le plan et nous faisons le tour des différents postes et des dispositions des stands.
  • Nous faisons un point sur les accès de circulation. Les rues adjacentes seront fermées à partir du samedi matin. L’utilisation du parking de VOB est validée.
  • Nous faisons un point sur les préparations du jeudi et de vendredi.
  • Tous les responsables de poste qui ont été approchés ont répondu présents, nous avons un petit manque de bénévole et d’un responsable de poste pour le parking. Un appel à bénévole sera lancé dans la communication hebdomadaire et Thierry M regarde avec son fils pour le Responsable de poste parking.
  • Billetterie : la billetterie Billet Web est ouverte. Pour rappel il y a deux tarifs :

Tarif réduit (4 – 14 ans) à 4€
Tarif normal à 5€.

Nous avons envisagé lors de la précédente réunion de ne pas imprimer de billet. Nous proposons d’utiliser des anciens billets ; Thiery M nous présente 2 types d’anciens billets et nous retenons le billet de Fana’briques 2014. Une petite explication sera affichée et rappelée oralement en caisse sur le pourquoi de ce « billet réutilisé ».

  • Nous faisons le point sur le nombre de caisses et de TPE nécessaires (entrées, buvettes, repas, vendeurs, …).
  • Nous fixons les prix des différents produits de bouche que nous proposerons.
  • Nous repassons en détail la liste du matériel nécessaire.
  • Pour le repas du samedi soir il est prévu dehors sous les chapiteaux si la météo est clémente, dans le cas contraire nous nous réfugierons dans la salle d’exposition.
  • Certains bénévoles cherchent un logement en local pour ne pas faire les allers-retours sur ces 2-3 jours. Nous faisons le point sur les propositions d’hébergement parmi nos membres.
  • Communication : il y aura une publication sur le JDS et le site des DNA ; il y a un partenariat avec France Bleu Alsace qui se fera sous la forme d’un jeu. Les flyers et les affichettes ont été livrées au tenon, les affiches arriveront début de semaine prochaine. Thierry M fera un mail aux membres pour la distribution des tracts.
  • Adresse visuels : Fana'Kids Briques 2022 - supports de comm - Google Drive.
  • Nous devons fixer une date pour un atelier de préparation des boîtes : nous retenons la date de dimanche 27 mars.
  • Nous définissons la police pour la gravure (c’est une surprise…)

Sujet N°7 : Divers :

  • Nous avons reçu une demande d’intervention pour une animation lors de la journée des familles organisée par l’AGF. Cette journée tombe en même temps que l’exposition à Rosheim, nous devons décliner.
  • 26 juin : trois évènements sont prévus avec une participation totalement bénévole.
  • Dambach la ville : animation mosaïque qui sera gérée par Stephane et Mélanie L
  • BEAJMP à Benfeld au profit de la lutte contre le cancer, Benoît K sera présent
  • Rosheim - Journée des associations, Thierry M y tiendra un stand
  • 01 mai : Le Maibaum de Riedisheim. Nous avons reçu une invitation pour une animation mosaïque et un vrac. Il faut une petite équipe de 3-4 personnes pour gérer les 2 animations sur place. Thierry M passera une annonce. Benoit, Stéphane K et Thierry seraient dispo.
  • LAN : la journée AFOLDAY’s du 19 mars 2022 sera la dernière journée telle que nous la connaissons avec les 15 % de remises en caisse. La prochaine édition sera sans remise mais un cadeau exclusif différent à chaque date sera offert.
  • Indemnités kilométriques : jusqu’à présent la valeur était de 0.2 € / km sans aucune revalorisation depuis sa mise en place). Vis-à-vis de l’augmentation du coût des carburants Thierry M sollicite une revalorisation à 0.25€ des indemnités kilométriques avec une rétroaction au 1er janvier 2022 sur les demandes et remboursements déjà effectués.

Nous procédons au vote des 2 propositions :

  • 1ere proposition : Indemnité de 0.3 € / km

Vote : 9 POUR

  • 2ieme proposition : Effet rétroactif au 1er janvier 2022

Vote : 9 POUR

Thierry M et Mélanie L procèderont aux modifications des remboursements et des écritures comptables des demandes ayant été déposées entre le 1er janvier 2022 et ce jour.
Pour les expos en cours pour lesquelles un taux spécifique a été négocié, le taux proposé ne sera pas modifié.

  • Point salarié : Stephane D nous rappelle que la Direction doit faire un entretien professionnel annuel avec le salarié (c’est une obligation légale). Il propose de caler une date d’ici juin 2022.
    Mélanie L et Stephane D feront l’entretien le 25 mai 2022.

Fin de la réunion à 23h23.

Invité

il ne sera pas diffusée et sert uniquement pour le modérateur)