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L'association

CR 29.03.2019

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https://www.asso.fanabriques.fr/association.php?id=ee23e7ad9b473ad072d57aaa9b2a5222

Compte-rendu de la réunion bureau
Date : 29 mars 2019 - Début Réunion : 20H12

Présents membres bureau : Benoît K, Rachel E, Stephane D, Robert M, Stéphane L, Michael F, Stéphane E, Eliane BM, Guy M (arrivée à 20H18)

Absents membres bureau : Marc K (Procuration à Benoît K)

Présents membres actifs : Thierry M

Présents autres membres : Aucun

 

Prochaine réunion :

Date : 10 mai 2019 - Public : Tous
Lieu : Kingersheim - Heure : 19H15 - Repas : KEBAB par Robert

Validation du précédent CR :

Unanimité des membres présents

Sujet N°1 : Election du nouveau bureau :

Le vote a été fait à main levée après concertation : 9 POUR et 1 ABSTENTION

  • Président :

Candidate : Rachel Eito

Vote : 9 POUR et 1 ABSTENTION - Rachel Eito est élue Présidente.

  • Vice-président :

Candidat : Benoît K

Vote : 10 POUR - Benoît K est élu Vice-Président.

  • Trésorier :

Candidat : Stephane D

Vote : 10 POUR - Stephane D est élu Trésorier.

  • Trésorier adjoint :

Candidat : Pas de candidat

Le poste reste vacant.

  • Secrétaire :

Candidat : Stephane L

Vote : 10 POUR - Stephane L est élu Secrétaire.

  • Secrétaire adjoint :

Candidat : Pas de candidat

Le poste reste vacant.

  • Assesseurs :

Robert M, Michael F, Stéphane E, Eliane BM, Guy M, Marc K

Sujet N°2 : Exposition Fanabriques 2019 :

Responsables de poste :

  • Nathalie B sera présente pour superviser la caisse buvette.
    Rachel E sera en binôme avec Nathalie B et Stephane D sur la partie trésorerie (en plus de son « rôle de présidente »).
  • Les plannings ont été validés précédemment pour mise en ligne des inscriptions aux tâches.
  • Pour le poste Atelier 4X4 : le responsable de poste est Serge B avec le support de Vincent C.En plus de la piste 4X4 Patrick Fuchs propose une piste camion avec les sets officiels pour permettre aux enfants de les piloter (surface sans obstacle).

Ces 2 espaces devront être assez éloignés afin de ne pas avoir de collision au niveau des fréquences (pouvoir avoir chacun les 8 canaux disponibles) sauf si on utilise un autre système de commande.

  • Patrick demande à avoir 4 camions type MACK avec des pièces en plus afin de les motoriser (pièces détachées, batterie et chargeur, …). Il y a 1 modèle de dispo dans le stock Fana.

Remarque de Robert (idem Stephane L) : il serait dommage d’avoir 4 fois le même modèle. Ces différents camions pourraient servir à faire un kit atelier (pilotage d’un camion avec remorque…). Il faut que pour la prochaine réunion le choix soit arrêté afin de passer commande (délais de livraison).

Définition d’un budget pour l’achat de l’ensemble des boites et pièces de modification pour la motorisation : Enveloppe budget proposée 850 €

Décision :
ABSTENTION : 1 - POUR : 9

  • Mosaïque : point d’attention avec Marc A pour la préparation de l’image de la mosaïque.

Frites :

Thierry M a pris contact avec le « camion frites » des éditions précédentes : il n’est pas disponible le samedi.

=> Décision de ne pas le prendre le dimanche.
Thierry M a pris contact avec la personne qui fait les tartes flambées (pour faire des frites « standard ») : il serait partant mais doit revenir vers nous avec une proposition concrète (cornet, taille, tarif, …).

Secouristes :

Un courrier a été envoyé à l’organisme de l’année dernière mais pas de réponse à ce jour. Si quelqu’un parmi les membres a un contact, merci de le faire remonter au bureau le plus rapidement possible.
Voir aussi avec Thierry Urbani qui serait en contact avec les secouristes de Kingersheim

Manège :

L’idée était séduisante au départ mais il y a pas mal de contraintes : gestion, tarif, conditions, … Pour le moment l’idée est abandonnée sauf si quelqu’un veut reprendre le sujet.

Photomaton :

L’idée était de mettre à disposition un « photomaton » ou autre dispositif en libre accès aux visiteurs afin qu’ils repartent avec un souvenir. Nous avons une proposition à 800 € HT pour une box photo avec photo instantanée pour 800 photos et au-delà tarif forfait par tranche de 400 photos ou à la photo.

Décision :
CONTRE : 5 - ABSTENTION : 3 - POUR : 2
Il n’y aura pas de stand photo sous ce format.

Exposants :

En date du 29 mars nous avons 145 exposants inscrits (nombre final pour 2018 : 163 exposants). La fin des inscriptions est le 31 mars 2019.
Il faut que pour le 15 Avril la liste définitive soit validée afin de pouvoir envoyer la confirmation ou pas aux inscrits.

Le bureau doit consulter les fiches d’ici le 10 Avril 2019 (et le fichier CSV reçu entretemps) et doit faire remonter les personnes refusées (à partir des pseudos) à l’adresse postmaster.

Point sur le transport :

Le matériel de l’ACA voyageait par transporteur les années précédentes (600 € de frais de transport).
L’idée serait d’économiser sur ce poste en allant les chercher nous même avec la camionnette louée mais attention à la charge et au volume à déplacer ; de plus il se pose toujours le problème des personnes présentes le lundi matin pour ramener le matériel  (pour aller les chercher il y aura toujours des personnes de dispo).
Rachel E regarde de son côté avec un autre transporteur si il y a une autre possibilité.

Hébergement :

Robert regarde avec les mêmes hôtels que précédemment quelles sont les dispos et les tarifs.
On a reçu une proposition d’appart ’hôtel sur Colmar, tarifs à voir.

Vendeurs :

Nous avons eu une demande d’un vendeur pour vendre des « illuminations » pour les modèles mais ce n’est pas du LEGO.
La charte du vendeur précise et autorise uniquement la vente de LEGO.

Décision :
CONTRE : 6 - ABSTENTION : 2 - POUR : 2

Projet piste chronométrée :

L’idée serait d’avoir une piste avec séparation au départ des 2 pistes pour éviter les « carambolages ». La partie piste serait en bois et le départ serait à partir d’un bouton (décompte, feu vert/rouge, « déblocage » des voitures) avec un chronométrage et un affichage automatique du temps.
Vote d’un budget global (piste et électronique) de 500€ :

Décision :
POUR : 10

Sujet N°3 : Sollicitations :

Beaucoup de devis ont été établis par Thierry M pour des « petits et moyens » évènements mais qui demandent un temps non négligeable pour les établir et faire les réponses.

Sollicitations validées :

  • Wesch’art à Westhouse le 31 mars : mosaïques et vrac gérés par Rachel & Stephane E et Benoît K
  • 6 et 7 avril : festival du jeu à Sarre Union : mosaïque et vrac. Animation sur place. Matériel livré par Thierry et il sera ramené par le Festival du jeu
  • 6 avril soir : bourse d’échange à Dorlisheim qui prend la Bugatti. Aide de Stephane L à 17H00 pour le chargement le samedi soir et Benoît K pour le retour dimanche soir
  • 12, 13 et 14 avril Kids Event : il faut du monde pour aider au montage le vendredi et au démontage du dimanche. Il faut que la mosaïque des Fanagirls soit prête. L’organisateur se charge de chercher et ramener les Poufs. La mise en place sera assurée par Robert, Benoît et Stephane E le vendredi et le démontage par les personnes présentes le dimanche soit Stephane & Mélanie L, Thierry et éventuellement Benoît.
  • 1er mai à Riedisheim : mosaïque gérée par Robert avec présence de Benoît
  • 4 et 5 mai : Spinabriks à Epinal. Plusieurs membres de fana vont exposer. Fana exposera la statue de la liberté, une mosaïque, du vrac et le mur de briques. Pour le montage Robert et Stephane L se rendront sur place le vendredi soir (après le travail) et pour le démontage il y aura Benoît. Thierry sera sur place tout le week-end. Nous comptons sur les autres membres présents pour nous aider au montage/démontage de la Miss.
  • 26 et 27 avril : évènement à Strasbourg qui demande l’expo de la Bugatti mais attente retour de leur part sur la prise en charge du transport.
  • 17 et 18 mai : Brikol&go à Sélestat. Proposition d’une animation type qui va le plus loin. Création évènement sur le site à réaliser.

Sujet N°4 : Points divers :

  • Commande des tracts effectuée, attente livraison. Benoît
  • Commande des affiches + Flyer en allemand à faire assez rapidement (sous 2 semaines). Benoît
  • Préparation de l’affichage de juin pour le cinéma de Dorlisheim
  • Mise à jour affichage sur le site du Parc Expo de Colmar. Robert
  • Prix de vente de Bricky dans son « écrin » (reste 185 à vendre) qui sera proposé à la vente à Fanabriques 2019 : 4 €

Fin de la réunion à 23H51

Invité

il ne sera pas diffusée et sert uniquement pour le modérateur)